ToDo-Listen und Projektmanagement

Immer noch und immer mal wieder bin ich auf der Suche nach einem mich wirklich überzeugenden Tool für die Verwaltung von Aufgaben (ToDo-Liste bzw. -Listen) einerseits und einem vernünftigen, für die Bedürfnisse einer kleinen, ehrenamtlich organisierten Organisation geeigneten Tool für das Projektmanagement.

Ich nutze privat zunehmend die Möglichkeiten, die mir iCal auf meinem MacBook, iPad und iPhone bieten. Allerdings stört mich dort zum Beispiel, dass frühzeitige Erinnerungen nur dann erfolgen, wenn ich dies beim Anlegen eines Termins auch explizit so angegeben habe. Geburtstage übernimmt iCal aus meinen Kontakten, aber ohne Erinnerung, sodass ich, wenn ich an dem Tag nicht auf meinen Kalender schauen, schon mal einen Geburtstag, den ich nicht sowieso im Kopf habe, übersehe.

Für ToDo-Listen habe ich vor langer Zeit schon mal mit dem damals noch ganz neuen Tool Wunderlist experimentiert, war aber damals nur bedingt überzeugt, weil der Aufwand für das Verwalten von Notizen in „Wunderlist“ mir noch nicht in einem vernünftigen Verhältnis zu handschriftlich verwalteten Notizen zu liegen schien.

Überhaupt stehe ich vor dem Dilemma, dass ich einerseits den Einsatz digitaler Tools liebe, denn:

  • Digitale Notizen habe ich immer bei mir (im Smartphone sowieso und dann je nach Situation auch auf meinem Schreibtisch im MacBook oder in der Schule in meinem iPad).
  • Digitale Notizen sind einfach übersichtlicher und leserlicher als meine manchmal schnell und nicht sehr leserlich notierten handschriftlichen Notizen.

Andererseits sehe ich auch Nachteile im Anlegen digitaler Notizen:

  • Ich benötige irgendeine Art von funktionierendem digitalen Gerät (Handy, Tablet oder Rechner), um digitale Notizen anzulegen und um sie abrufen zu können.
  • Handschriftliche Notizen sind oft einfach schneller angelegt: So schreibe ich Dinge, die tagesaktuell wichtig sind, oder kurze Notizen für den kommenden (Schul-)Tag nach wie vor auf ein „Schmierblatt“, auf dem ich dann auch abhaken oder durchstreichen kann und das ich einfach in meine Hemdtasche stecke und so weiß, dass da noch etwas ist, was ich beachten muss.

Insofern wünsche ich mir also digitale Tools, die am besten die schon genannten Vorteile digitaler Notizen mit der Flexibilität handschriftlicher Notizen verbinden.

Gestern bin ich beim Googeln nach passenden Tools auf Trello aufmerksam geworden. Dieses Tool kommt meinen Bedürfnissen offensichtlich entgegen:

  • Trello ermöglicht es, neue Notizen mit einem Klick anzulegen.
  • Notizen können einfach per Drag & Drop verschoben bzw. neu angeordnet werden.
  • Trello synchronisiert sehr schnell zwischen der Website (am Rechner) und der App (an iPhone und iPad).
  • Die Oberfläche wirkt sehr aufgeräumt bzw. übersichtlich. Sie erinnert an die Optik von Evernote.
  • Notizen können ergänzt werden durch daran gebundene Termine und durch dazu passende Dateien, die hochgeladen oder per Drag & Drop hinzugefügt werden können.
  • Man kann verschiedene „Boards“ anlegen, um so z.B. private Notizen getrennt von beruflichen zu verwalten.
  • Man kann, was ich noch nicht getestet habe, auch eine „Organisation“ erstellen, deren Mitglieder dann gemeinsam auf ein „Board“ zugreifen können, was für ein gemeinsames Projektmanagement nützlich sein könnte.

Natürlich kann man auch Nachteile von Trello nennen:

  • Trello.com speichert seine Daten, wenn ich dies richtig sehe, auf einem US-amerikanischen Server.
  • Die Benutzeroberfläche gibt es nur in englischer Sprache, was aber angesichts der recht einfach zu verstehenden Funktionalität kein großes Problem darstellen sollte. Denn sobald man die Funktionalität erst einmal (nach kurzer Zeit) verstanden hat, lässt sich alles, soweit ich bisher gesehen habe, intuitiv verstehen und bedienen.

Ich bin gespannt, ob und wie sich Trello für mich auf längere Sicht tatsächlich als sinnvoll und nützlich erweist.

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